1. FINALIDAD DEL CANAL DE DENUNCIAS
Tras la entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, se refuerza la cultura de cumplimiento de las entidades privadas mediante la protección de los denunciantes que informen sobre infracciones conocidas en el contexto laboral o profesional.
En esta línea, GTA Villamagna Abogados, SLP se ha establecido un cauce específico a través del que las personas de la Compañía puedan denunciar eventuales irregularidades de las que tengan conocimiento, con libertad, sin temor a represalias y garantizando su confidencialidad.
Asimismo, se ha elaborado el correspondiente protocolo donde se establecen los mecanismos adecuados para que se respeten los derechos de la persona denunciada, incluyendo los reconocidos en la normativa de protección de datos de carácter personal.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El Sistema Interno de Información (canal de denuncias) resulta de aplicación a todas aquellas personas que forman parte de la Compañía, ya sean directivos o trabajadores, así como a cualquier otra persona vinculada a la Compañía que pueda tener conocimiento de cualquier incumplimiento de las normas jurídicas o de las normas internas de la entidad.
3. ASPECTOS CLAVE ASOCIADOS AL CANAL DE DENUNCIAS
3.1.DEBER DE COMUNICACIÓN
Toda aquella persona que tuviera conocimiento fundado de cualquier tipo de acto o hecho que pudiera suponer un acto ilícito o contrario al ordenamiento jurídico, deberá comunicarlo a través de los canales de denuncia establecidos al efecto y que se han puesto a disposición de todas las personas que trabajan para o bajo la supervisión y la dirección de la Compañía.
Las denuncias que se realicen deberán contener, al menos, (i) la descripción de los hechos objeto de denuncia, (ii) los indicios sobre los que se basa la sospecha de la persona denunciante e (iii) identidad de la persona denunciada, si es que se conoce el responsable del hecho objeto de la denuncia.
A las denuncias deberán acompañarse todos los elementos probatorios de los que disponga la persona denunciante.
En caso de que la denuncia se realice mediante entrevista personal, se deberá elaborar un resumen escrito de la misma, que será firmado por la persona denunciante. Si por cualquier razón rechazara firmar el resumen, los hechos denunciados verbalmente podrán ser igualmente objeto de investigación por la persona responsable de Sistemas.
3.2.HECHOS DENUNCIABLES
El Canal de Denuncias debe entenderse como un instrumento que permita la comunicación de irregularidades o incumplimientos. Por ello, no debe emplearse de manera indiscriminada, sino para los fines que ha sido concebido.
Los hechos denunciables deben estar enfocados en conductas, incumplimientos o irregularidades que puedan ir en contra de los principios y valores de la Compañía, o bien constituir un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable. Y, en especial, en lo recogido en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
4. DERECHOS DEL DENUNCIANTE SOBRE COMUNICACIONES EFECTUADAS A TRAVÉS DEL CANAL DE DENUNCIAS
En el ciclo de vida de la denuncia se garantizará a la persona denunciante los siguientes derechos:
- a) Derecho a la protección en el transcurso de la investigación
Se proporcionará la debida protección a todas las personas que realicen una denuncia de acuerdo con las directrices del protocolo interno del canal de denuncias.
- b) Prohibición de represalias
En ningún caso se tomarán represalias contra la persona denunciante, aun si del resultado de las consecuentes investigaciones se verificara que no ha existido incumplimiento de la normativa aplicable, siempre que no haya obrado de mala fe..
A título meramente enunciativo, y no limitativo, algunas de las acciones que se pueden considerar represalias son las siguientes:
- Cambio de puesto de trabajo, cambio de ubicación del lugar de trabajo, reducción salarial.
- Degradación o denegación de ascensos.
- Evaluación o referencias negativas sobre resultados laborales.
- La suspensión, despido, destitución o medidas equivalentes.
- Imposición de medidas disciplinarias, amonestaciones u otra sanción, incluidas las disminuciones de periodos de descanso o vacaciones.
- Intimidaciones, acoso, discriminación o trato desfavorable.
- Daños físicos, morales o reputaciones, incluidos en medios sociales.
- Revelación anónima de información, identificando al denunciante para que sufra hostilidades en el entorno laboral.
- Proceso de difamación fuera del entorno laboral.
- Alegar la existencia de la cláusula de confidencialidad entre el denunciante y la Organización, para sancionar al denunciante por su incumplimiento.
- c) Derecho a recibir información
La persona denunciante será informada, una vez analizada la denuncia, si es considerada procedente para ser analizada.
Una vez finalizada la investigación, la persona denunciante deberá ser informada sobre las medidas de seguimiento previstas, así como del resultado de las investigaciones.
- d) Derecho a elegir entre los canales internos y externos
La persona denunciante podrá elegir el cauce de la denuncia que considere más adecuado, pudiendo acudir al canal interno o a los canales externos (autoridades competentes y/o las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea).
- e) Derecho a la información limitada
A la persona denunciante, en el proceso de la formulación de la denuncia, no se le podrá solicitar datos que no sean estrictamente necesarios para tramitar la denuncia y, posteriormente, no se podrá solicitar ni conservar los que no sean estrictamente necesarios para la investigación.
En todo caso, y sin perjuicio de los derechos que le correspondan de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
La información que facilite la persona denunciante no podrá ser utilizada para fines distintos a la investigación.
- f) Derecho al anonimato
La persona denunciante que presente una denuncia a través del Canal de denuncias podrá mantener el anonimato en torno a su identidad, garantizándose el mismo durante el proceso, siendo opcional para la persona denunciante incluir datos que permitan su identificación.
- g) Derecho a la confidencialidad y protección de datos
La identidad de la persona denunciante será confidencial, no pudiendo revelarse sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la UE o la normativa española en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.
Los datos personales facilitados como consecuencia de la presentación de denuncia a través de los Canales de denuncias serán tratados de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos Personales, Reglamento (UE) 2016/679, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales y resto de normativa relacionada en vigor, así como de acuerdo con la documentación interna sobre protección de datos de la Compañía que ha sido facilitada a todos los usuarios y en la que se recogen sus obligaciones y derechos en materia de protección de datos.
Además, en caso de que se haga la denuncia por medio telefónico o presencial se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos personales.
- h) Derecho a recibir una respuesta en un plazo razonable
La persona denunciante recibirá un acuse de recibo de su denuncia en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la misma por parte de la organización, a excepción de que el órgano encargado de la investigación considere que dicho acuse puede comprometer la protección de la identidad de la persona denunciante.
El plazo en relación con el tratamiento de datos y de la investigación, no podrá exceder de tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, de tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales, de acuerdo con la normativa aplicable.
- i) Derecho a la supresión de datos
Transcurridos tres meses (o 6 meses, en caso de ampliación del plazo de la investigación) desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del Sistema de denuncias, salvo que su finalidad sea la de su conservación para dejar evidencia del funcionamiento del Sistema o se puedan derivar de la misma procesos judiciales o investigaciones por parte de las autoridades competentes.
5. DERECHOS DE LA PERSONA DENUNCIADA SOBRE COMUNICACIONES EFECTUADAS EN EL CANAL DE DENUNCIA
En el ciclo de vida de la denuncia, se garantizará a la persona denunciada los siguientes derechos:
- a) Derecho a la protección en el transcurso de la investigación
Se proporcionará a la persona denunciada la completa garantía de sus derechos como cualquier empleado, no siendo aplicables medidas sancionadoras, o legales en su caso, hasta que se compruebe la veracidad de los hechos denunciados, se recaben las evidencias respectivas, y se concluya la investigación; respetándose en todo momento la presunción de inocencia de las personas afectadas.
- b) Derecho a recibir información
La persona denunciada debe ser informada del proceso de investigación que se está llevando a cabo para que, ante la imputación de dichas conductas, pueda ejercer su derecho de defensa y alegar todo aquello que le permita acreditar su inocencia.
En aquellos casos que la información del proceso de investigación suponga un riesgo importante en la capacidad para investigar de manera eficaz, la comunicación a la persona denunciada puede retrasarse mientras exista dicho riesgo. El objetivo es evitar la destrucción o alteración de evidencias por la persona denunciada.
- c) Derecho a la confidencialidad y protección de los datos personales
A la persona denunciada, durante toda la investigación de la denuncia, se le garantizará el derecho a la confidencialidad de sus datos personales, con el fin de evitar cualquier difusión de información que pueda afectar a su honorabilidad.
Los datos personales serán tratados de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos Personales, Reglamento (UE) 2016/679, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales y resto de normativa relacionada en vigor, así como de acuerdo con la documentación interna sobre protección de datos de la Compañía que ha sido facilitada a todos los usuarios y en la que se recogen sus obligaciones y derechos en materia de protección de datos.
- d) Derecho a una investigación transparente
La persona denunciada tendrá derecho a una investigación basada en el análisis objetivo de las evidencias recabadas, garantizando una investigación eficaz y transparente.
6. IMPOSICIÓN DE MEDIDAS DISCIPLINARIAS
Si en la resolución de la investigación se comprueba de forma fehaciente que los hechos investigados son ciertos y están vinculados a conductas irregulares o ilícitas, la persona denunciada podrá ser objeto de sanción de conformidad con las normativas internas, la legislación laboral y el resto de las obligaciones civiles y mercantiles.
También podrán ponerse los hechos en conocimiento de las autoridades judiciales pertinentes si así se considera necesario.
En el supuesto en el que la persona denunciada sea un tercero con el que no se mantiene una relación laboral (proveedor, agente comercial o socio de negocio), las sanciones aplicables se limitarán al ámbito mercantil (como son: limitación de actuaciones o rescisión unilateral contractual), sin perjuicio de la comunicación anteriormente mencionada a las autoridades judiciales competentes, si procediera.
7. COMUNICACIÓN DE DENUNCIAS FALSAS O DE MALA FE
Los Canales de denuncias deben emplearse de manera responsable y adecuada. La comunicación de hechos falsos, con una actitud maliciosa y moralmente deshonesta, supone una infracción de la buena fe que debe presidir las relaciones de trabajo dentro de la Compañía, pudiendo derivar en medidas disciplinarias.
Si, tras el oportuno análisis, se pudiera concluir que los hechos denunciados son manifiestamente falsos y que la denuncia ha sido presentada con actitud maliciosa y mala fe, (i) se archivará la denuncia, documentando los motivos que han llevado a archivar el expediente, finalizando la labor de investigación; y (ii) se propondrán y aplicaran las medidas disciplinarias que sean pertinentes.
8. PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS
El procedimiento interno que regula todo el ciclo de vida de la denuncia, desde su comunicación inicial hasta su resolución, con la finalidad de comprobar la veracidad de las comunicaciones, la correcta obtención de evidencias y garantizar los derechos del denunciante y denunciado, se divide en las siguientes dos fases:
- Fase de investigación: Esta fase comprende la recepción y evaluación inicial de la denuncia, hasta la investigación de los hechos denunciados y la recopilación de evidencias que aporten validez a los hechos denunciados.
- Fase de Conclusiones: Esta fase comprende el análisis de las evidencias, pruebas aportadas y la posterior adopción de medidas pertinentes.
8.1.FASE DE INVESTIGACIÓN
8.1.1.- Comunicación y recepción de la denuncia
La persona denunciante deberá cumplir los requisitos del “Deber de comunicación”, por lo que deberán contener, al menos, (i) la descripción de los hechos objeto de denuncia, (ii) los indicios sobre los que se basa la sospecha de la persona denunciante, e (iii) identidad de la persona denunciada, si es que se conoce el responsable del hecho objeto de la denuncia, así como de los elementos probatorios de los que disponga la persona denunciante.
La denuncia deberá ser individual. En caso de que varias personas tengan conocimiento del mismo hecho o circunstancia que deba ser comunicado, cada una de ellas deberá hacerlo de forma individual a través de alguno de los Canales de denuncias.
Del análisis de la información y posible documentación facilitada por la persona denunciante se podrá generar uno de los siguientes resultados:
- Admisión de la denuncia: Los hechos descritos son hechos denunciables que pueden suponer un acto contrario a las normas.
- Inadmisión de la denuncia: Los hechos descritos son de una naturaleza distinta a los recogidos en la normativa aplicable, y por ello se procede o bien a su archivo, o bien a referenciarle al área más adecuado para su tratamiento.
En ambos casos, se deberá informar al denunciante de la decisión adoptada y el motivo del archivo o de la admisión de la denuncia, excepto si se hubiera utilizado el Canal de Denuncias para un uso inadecuado y no fuera necesario informar a la persona denunciante del área más adecuada para tratar su comunicación.
8.1.2.- Investigación
Una vez evaluada y admitida la denuncia, la persona designada, que actuará con las debidas garantías de confidencialidad, procederá a la elaboración de un expediente de apertura sobre la denuncia en investigación, cumpliendo con los requisitos del protocolo interno.
El objetivo del expediente de apertura es recabar la máxima trazabilidad del proceso de investigación, en caso de que la denuncia pueda ser requerida por cualquier autoridad judicial competente.
En caso de encontrarse alguna incompatibilidad con la persona designada para la investigación, se designará a otra persona con el fin de evitar posibles conflictos de interés.
8.2.FASE DE RESOLUCIÓN
Una vez recabadas las pruebas y analizadas, se cierra la fase de investigación y se procede a la toma de decisiones acerca de la comunicación analizada, proponiéndose por el investigador las medidas a adoptar.
En este sentido, se remitirá al órgano de administración un documento en el que se recopile la fase de investigación y las medidas finalmente adoptadas.
A partir de ello, el órgano de administración podrá adoptar las siguientes medidas:
- Denuncia no procedente. En el supuesto en el que la investigación de los hechos comunicados se manifieste la ausencia de incumplimiento. Se informará a las personas denunciante y denunciada de dicha decisión, junto con los motivos que sustentan la decisión.
- Denuncia procedente. En el supuesto que se pruebe que los hechos denunciados son ciertos, deberán detallarse las acciones que sustentan dicha conclusión. Se adoptarán las sanciones o medidas disciplinarias que correspondan de conformidad con la normativa interna de la Compañía, la legislación laboral y el resto de las obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el miembro de la plantilla, sin perjuicio de las responsabilidades penales que pudieran derivarse de la comisión de delitos.
En todo caso, se informará a la persona denunciante, así como a la persona denunciada para ofrecerle la posibilidad de defensa.
9. CONFLICTO DE INTERESES
Si la denuncia afectara directamente a personas que puedan participar activamente en la gestión e investigación de la misma o a alguno de los miembros del órgano de administración, serán excluidos de forma automática durante todo el proceso de investigación y análisis hasta su resolución, así como, en su caso, en la resolución del procedimiento mediante la adopción de las medidas pertinentes, con el fin de evitar cualquier tipo de conflicto de interés e incompatibilidad, y garantizar así la objetividad e independencia de las actuaciones.
La persona excluida estará obligada a mantener la máxima confidencialidad de la denuncia, estando prohibido el acceso directo o indirecto a cualquier información sobre la identidad de la persona denunciante y del proceso de investigación en curso.
10. PROTECCIÓN DE DATOS
De conformidad con la normativa vigente sobre protección de datos de carácter personal, Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, se tienen en cuenta las siguientes consideraciones adicionales:
- a) Deber de información en materia de protección de datos de carácter personal.
Los datos personales recabados de los empleados/as y terceros en el marco del Canal de Denuncias serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las denuncias y, si procede, investigar la realidad de los hechos denunciados, dando cumplimiento así a la exigencia legalmente establecida en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantías de los Derechos Digitales, expresamente con lo dispuesto en el artículo 24.
Los datos personales de quien formule la denuncia y de las personas empleadas y de terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
Por aplicación de los artículos 12 a 18, ambos inclusive, de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantías de los Derechos Digitales, las personas interesadas podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad y revocación. No obstante lo anterior, el derecho de acceso de la persona denunciada estará limitado a sus propios datos de carácter personal, no teniendo acceso en ningún caso -dado el carácter confidencial del canal de denuncias- a los datos sobre la identidad de la persona denunciante. Asimismo, se reconocerá dicho derecho siempre que ello no constituya un ejercicio fraudulento de los mismos, o que hacerlo implique poner en grave riesgo el resultado de la investigación.
- b) Principio de proporcionalidad
Los datos personales recabados en el marco del Canal de Denuncias:
- Se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados.
- Serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación a la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia.
- No se utilizarán para fines incompatibles.
- Serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.
- c) Medidas de seguridad
Se adoptarán todas las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad y la seguridad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada, especialmente la de la persona que hubiera puesto los hechos en conocimiento de la entidad, en caso de que se hubiera identificado de conformidad con lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos personales.
